Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời có thể giúp bạn vượt trội trong nhiều công việc và nghề nghiệp, đặc biệt là bán hàng, dịch vụ khách hàng, tư vấn, bán lẻ, thực phẩm và đồ uống, quảng cáo và tiếp thị. Dịch vụ khách hàng tốt phụ thuộc vào việc xây dựng mối quan hệ bền chặt với mọi người.

Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ 11 cách để cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời.

1. Hãy thân thiện

Nguyên tắc quan trọng nhất trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời là thân thiện. Cố gắng chào đón khách hàng bằng một nụ cười và luôn lịch sự và tôn trọng. Hãy chủ động bằng cách chú ý đến nhu cầu của khách hàng và đưa ra trợ giúp hoặc đề xuất trước khi họ yêu cầu. Điều quan trọng là luôn luôn tử tế và đồng cảm với khách hàng của bạn, ngay cả khi thông qua các tình huống căng thẳng hoặc gây tranh cãi khi khách hàng tỏ ra thất vọng hoặc tức giận.

2. Phản hồi kịp thời

Một yếu tố khác trong dịch vụ khách hàng tốt liên quan đến tính kịp thời của các phản hồi của bạn. Khách hàng đánh giá cao phản hồi nhanh chóng cho các yêu cầu của họ, đặc biệt là khi họ có yêu cầu nhạy cảm về thời gian. Để có dịch vụ khách hàng tốt, hãy cố gắng trả lời tất cả các cuộc gọi điện thoại và email trong vòng 24 giờ. Hãy cho khách hàng biết bạn sẽ mất bao lâu để hỗ trợ họ.

3. Biết sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn

Để cung cấp cho khách hàng của bạn dịch vụ tuyệt vời, bạn nên biết mọi khía cạnh của sản phẩm hoặc dịch vụ bạn đang bán. Lý tưởng nhất là bạn sẽ có thể thảo luận về các tính năng và cách sử dụng của nó, cho khách hàng thấy những lợi thế họ nhận được từ việc sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và khắc phục sự cố bất cứ điều gì không hoạt động chính xác.

4. Lắng nghe khách hàng của bạn

Lắng nghe là một trong những cách đơn giản nhất để cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Đôi khi khách hàng chỉ cần được lắng nghe, vì vậy hãy chắc chắn Tích cực lắng nghe đến những gì họ phải nói. Họ có thể có một điểm hợp lệ mà bạn có thể sử dụng để làm cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn tốt hơn nữa. Bằng cách lắng nghe chăm chú, bạn có thể hiểu chính xác những gì khách hàng cần từ bạn.

5. Nói lời cảm ơn

Một lời "cảm ơn" đơn giản có thể đi một chặng đường dài khi cung cấp dịch vụ khách hàng. Khách hàng thường nhớ lòng biết ơn chân thành, và nó nhắc nhở họ lý do tại sao họ thuê công ty của bạn hoặc mua sắm tại cửa hàng của bạn. Nói lời cảm ơn sau mỗi giao dịch là một cách dễ dàng để cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Dưới đây là một vài cách khác bạn có thể cảm ơn khách hàng vì doanh nghiệp của họ:

Gửi thư viết tay Lời cảm ơn. 

Gửi thư cảm ơn viết tay là một cách được cá nhân hóa để cho khách hàng thấy bạn đánh giá cao họ như thế nào. Thêm vào đó, trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, việc gửi thiệp qua thư sẽ thêm một liên lạc đặc biệt.

Cung cấp mẫu miễn phí. 

Cung cấp cho khách hàng của bạn mẫu miễn phí là một cách tuyệt vời để nói lời cảm ơn vì nó có hai lợi ích. Đầu tiên, khách hàng thường cảm thấy được đánh giá cao khi họ nhận được một cái gì đó miễn phí. Thứ hai, nếu bạn đang tìm cách quảng bá một sản phẩm mới, một mẫu miễn phí là một cách tuyệt vời để đưa nó đến tay những khách hàng có nhiều khả năng mua nó nhất.

Bao gồm một cái gì đó thêm. Thêm một cái gì đó thêm vào túi hoặc gói của khách hàng của bạn là một cách hay để nói lời cảm ơn. Các tùy chọn có thể bao gồm các túi kẹo nhỏ, nhãn dán hoặc tài liệu quảng cáo.

Cung cấp giảm giá đặc biệt. 

Nếu bạn quan tâm đến việc cảm ơn khách hàng trung thành, hãy cân nhắc tặng họ một món quà đặc biệt giảm giá. Một cách để làm điều này là giảm giá cho họ ngay sau khi họ mua hàng. Điều này không chỉ cảm ơn họ vì công việc kinh doanh của họ mà còn có thể khuyến khích bán hàng khác.

6. Tìm hiểu khách hàng của bạn

Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời có nghĩa là biết khách hàng của bạn là ai và họ muốn gì. Khi bạn hiểu rõ hơn về khách hàng của mình và điều gì thúc đẩy họ, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn để cung cấp cho họ dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa mà họ cần.

Dưới đây là một vài mẹo về cách bạn có thể hiểu rõ hơn về khách hàng của mình:

Đặt câu hỏi. 

Hỏi khách hàng của bạn một vài câu hỏi đơn giản là cách dễ nhất để làm quen với họ. Đây cũng là một cách tuyệt vời để bạn tìm thấy các lĩnh vực mà bạn có thể nổi bật so với đối thủ cạnh tranh của mình.

Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội. 

Nhiều nền tảng truyền thông xã hội cung cấp thông tin chi tiết về những gì khách hàng của bạn thích, thói quen của họ và những gì họ đang mua. Bạn cũng có thể sử dụng các bài đăng trên các trang truyền thông xã hội của riêng mình để hiểu rõ hơn về khách hàng và tìm hiểu những gì họ thích và không thích về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Tiến hành một cuộc khảo sát. 

Khảo sát là một cách tốt để có được phản hồi trung thực từ khách hàng của bạn và có được thông tin cụ thể về mong muốn và nhu cầu của họ.

7. Yêu cầu phản hồi

Yêu cầu khách hàng của bạn phản hồi Cho họ thấy bạn quan tâm đến ý kiến của họ và muốn trở nên hữu ích. Cho phép họ cung cấp phản hồi có thể khiến họ cảm thấy được đánh giá cao. Bạn có thể sử dụng các biểu mẫu phản hồi, khảo sát khách hàng, bảng câu hỏi hoặc phản hồi trực tiếp khi khách hàng hoàn thành đơn đặt hàng của họ để tìm hiểu những gì họ cần và những gì họ nghĩ về doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

8. Sử dụng phản hồi bạn nhận được

Khi bạn có phản hồi từ khách hàng, bạn nên tận dụng nó để cải thiện quy trình dịch vụ khách hàng của mình. Bạn có thể dành thời gian thường xuyên để xem xét phản hồi bạn đang nhận được để bạn có thể xác định các lĩnh vực mà bạn có thể cải thiện và lưu ý bất kỳ thay đổi cụ thể nào bạn có thể thực hiện.

9. Tập trung vào các mối quan hệ

Một mối quan hệ tích cực với khách hàng của bạn sẽ giúp bạn đảm bảo kinh doanh trở lại của họ. Cho thấy rằng bạn quan tâm đến họ có thể truyền cảm hứng cho lòng trung thành và sự đánh giá cao của họ. Bạn có thể cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa, chào họ bằng tên và ghi chú các cuộc trò chuyện trước đó để bạn có thể tham khảo thông tin đó vào lần gặp tiếp theo.

10. Giữ lời hứa của bạn

Giữ lời hứa với khách hàng của bạn sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ bền chặt với họ để cho thấy bạn tôn trọng họ và bạn xứng đáng với sự tin tưởng của họ. Điều quan trọng cần nhớ là bất kỳ cam kết nào cũng là một lời hứa, cho dù nó được viết trên trang web của công ty, được đề cập trong vé dịch vụ khách hàng trực tuyến hoặc được nhận xét trong một cuộc gọi dịch vụ qua điện thoại.

Khách hàng nhớ khi một công ty hoặc đại diện cam kết một cái gì đó, và họ tin tưởng rằng bất cứ điều gì được cam kết sẽ được giao. Nếu một sai lầm xảy ra và một lời hứa bị phá vỡ, hãy đảm bảo cung cấp một cái gì đó để bù đắp cho lời hứa bị phá vỡ và xây dựng lại niềm tin giữa bạn và khách hàng.

11. Theo dõi khách hàng vào một ngày sau đó

Nếu bạn muốn vượt quá mong đợi với dịch vụ khách hàng của mình, Theo dõi khách hàng vào một ngày sau đó để kiểm tra xem trải nghiệm của họ với sản phẩm và dịch vụ của bạn như thế nào. Dành thời gian để kết nối với những khách hàng đã im lặng hoặc mất liên lạc có thể khiến họ cảm thấy được đánh giá cao và đặc biệt.

12. Đánh thức khách hàng của bạn

Tiếp cận với khách hàng sau một thời gian dài vắng mặt cũng có thể nhắc nhở họ rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn tồn tại và dịch vụ khách hàng tuyệt vời như thế nào. Theo dõi thậm chí có thể kích hoạt một khách hàng cũ thực hiện một giao dịch mua khác hoặc cung cấp tài liệu tham khảo truyền miệng cho người khác.